本社からの突然の英語電話に対応する5つの定型フレーズ

本社からの突然の英語電話に対応する5つの定型フレーズ

この記事を読み終える頃には、本社から突然かかってくる英語の電話に対して、慌てず落ち着いて応対できる5つの定型フレーズを自分の武器として持てるようになります。さらに、聞き取れなかったときの切り返し方や、担当者不在時の対応まで、現場でそのまま使える型を身につけられますよ。

「外線が鳴った、出てみたら本社の知らない人からの英語 電話対応……頭が真っ白になった」。私自身、外資系で働き始めた頃に何度も経験しました。でも安心してください。電話で使われる表現は意外なほど決まっています。型を5つ覚えるだけで、9割の場面は乗り切れますよ。

前提条件：この記事が役立つ人と必要な準備

まずは、この記事が誰のために書かれているのかをはっきりさせておきましょう。読み書きはできるけれど、いざ電話となると固まってしまう、そんな方にこそ刺さる内容にしています。

• TOEIC600〜900点レベルで、英文メールは何とか書けるけれど電話は苦手な方
• 外資系企業の日本法人や、海外取引先を持つ企業で働いている20〜40代
• 本社・親会社・海外支社からの突然の英語電話に月数回〜数回対応する立場の方
• 英会話スクールに高額投資する前に、まず現場で使える型を押さえたい方

準備するものはシンプルです。デスクに付箋を1枚、そこに今日紹介する5つのフレーズを書いておくこと。それだけで、電話が鳴った瞬間の心理的ハードルがぐっと下がりますよ。

本社からの英語電話に対応する5つの定型フレーズ

それでは、本題の5つの定型フレーズを見ていきましょう。どれも私が外資系の現場で実際に毎週のように使っている、汎用性の高い表現ばかりです。以下は、電話を受けてから切るまでの流れと、各フレーズが登場する場面を整理した図です。

1. 電話に出る第一声：会社名と自分の名前を堂々と

Thank you for calling [会社名]. This is [自分の名前] speaking. これが鉄板の第一声です。日本語の「お電話ありがとうございます、◯◯株式会社の△△でございます」と同じ役割を果たします。

なぜこれが効くかというと、最初の一言で「ちゃんと英語で対応できる人だ」という印象を相手に与えられるからです。相手はその後、安心してゆっくり話してくれるようになります。逆にここで「Hello?」だけだと、相手は不安になり早口になりがちなんですよね。

2. 相手の名前と要件を確認する：May I ask 〜?

相手が名乗らなかったり、聞き取れなかったりしたときに使うのが May I ask who’s calling, please?(どちら様でしょうか)です。さらに用件を聞きたいときは How can I help you today? と続けましょう。

「May I 〜?」は丁寧さの王道。日本語の「〜してもよろしいでしょうか」に近い感覚で、本社の上層部相手でも失礼になりません。Joyzの解説でも、電話対応の基本パターンとして同様の表現が紹介されています(出典)。

3. 聞き取れないときの命綱：Could you 〜?

正直、ここが一番大事です。本社からの電話で困るのは、相手が早口だったりアクセントが強かったりすること。そんなときの命綱が Could you speak a little more slowly, please? と Could you repeat that, please? の2つです。

「I can’t understand.(わかりません)」と言ってしまうと会話が止まりますが、「もう少しゆっくり/もう一度」とお願いすれば会話は前に進みます。私もこのフレーズで何度も窮地を脱しました。聞き返すことは失礼ではなく、むしろ正確に対応しようとする姿勢として評価されますよ。

4. 担当者に取り次ぐ：Hold on, please.

「担当者におつなぎします」は Hold on, please. I’ll transfer you to [担当者名]. がシンプルで使いやすい表現です。少しフォーマルにしたければ Could you hold the line for a moment, please? でもOKです。

担当者が不在のときは I’m afraid [名前] is not available right now. May I take a message?(あいにく不在です。ご伝言を承りましょうか)と続けます。「I’m afraid」を頭に置くだけで、ぐっと丁寧な響きになるのがポイントです。

5. 電話を切る前の締め：Is there anything else 〜?

最後の締めも型があります。Is there anything else I can help you with?(他にご用件はございますか)と聞き、相手が「No, that’s all.」と答えたら Thank you for calling. Have a great day. で締めくくりましょう。

この一連の流れがあると、電話の終わり方が驚くほど自然になります。日本語で「失礼いたします」と切るのと同じ役割ですね。

以上5つを表にまとめると、こうなります。

知っているだけで差がつく実践のコツ

フレーズを覚えただけでは、実戦では半分しか機能しません。以上を踏まえ、現場で本当に効く小技をいくつか共有しますね。

• 受話器を取る前に深呼吸を1回。第一声の落ち着きが、その後の会話全体の主導権を決めます
• メモ用紙とペンを常にデスクに。名前のスペルは Could you spell your name, please? で聞けばOK
• 相手の名前を会話中に2〜3回呼ぶ。「Yes, Mr. Smith.」と挟むだけで、ぐっと丁寧な印象に
• 沈黙を恐れない。「Let me check.(確認します)」と言って数秒考える時間を作るのは全く問題ありません
• 数字は必ず復唱する。電話番号や金額は Let me repeat that, 03-1234-5678. Is that correct? で確認

応用パターン：シチュエーション別の使い分け

基本の5フレーズを押さえたら、次は状況別の応用です。本社からの電話と一口に言っても、内容はさまざまですよね。

緊急度が高い案件への対応

本社から「urgent(緊急)」「ASAP(できるだけ早く)」というキーワードが出てきたら、I’ll get back to you within [時間]. Could I have your direct number?(◯時間以内に折り返します。直通番号を教えてください)と返しましょう。期限を自分から提示することで、相手の不安を一気に減らせます。

会議招集・スケジュール調整の電話

「来週のミーティングに出られるか」といった調整系の電話には、Let me check my calendar and get back to you by end of day.(カレンダーを確認して、本日中に折り返します)が便利です。即答を避けつつ、責任を持って対応する姿勢を示せます。

クレーム・トラブル系の電話

万一クレームに近い内容だった場合は、I understand your concern. Let me look into this and call you back.(ご懸念は理解しました。調査して折り返します)と一旦受け止めることが最優先です。その場で言い訳をしないのが鉄則ですよ。

こうした応用パターンは、実は「電話」だけでなく会議やメールでも転用できます。EigoMarkで制作しているPDF教材「EigoMark Business 150」のVol.2では、本社対応や危機対応のフレーズを場面別に150本収録しているので、電話以外のシーンでも備えたい方は活用してみてください。

実務で即戦力になるビジネス英語150フレーズ

PDFをダウンロード

TOEIC高得点でも会議で言葉が出ない――その悩みを、外資系10年以上の実務者が厳選した150フレーズで解決。メール・会議・交渉・マネジメントの現場で本当に使われる表現だけを集めました。スクール代の数分の一で、自分のペースで実践的な英語が身につきます。

実践チェックリストとよくある質問

ここまで読んだら、あとは実践あるのみです。次の電話が鳴る前に、以下のチェックリストを確認しておきましょう。

• [ ] 5つの定型フレーズを付箋に書いてデスクに貼った
• [ ] 第一声(Thank you for calling 〜)を声に出して3回練習した
• [ ] 聞き返しフレーズ(Could you 〜?)を2種類覚えた
• [ ] メモ用紙とペンを電話のそばに常備した
• [ ] 担当者不在時の伝言フレーズを確認した
• [ ] 数字・名前のスペルを聞き返す表現を覚えた
• [ ] 締めの一言(Have a great day.)まで通しでシミュレーションした

なお、最近はAIアシスタントの進化も目覚ましく、ITmediaの報道によると、Appleは次世代の「Siri AI」を発表し、2026年後半に英語から対応を開始する予定とのことです(次世代の「Siri AI」発表)。将来的にはAIが電話対応を補助してくれる場面も増えるかもしれませんが、相手と直接やり取りする電話の現場では、やはり自分の口から出る一言が信頼を作ります。今のうちに型を体に染み込ませておく価値は十分ありますよ。

まとめ：まず最初にやるべき1つのこと

本記事では、本社からの突然の英語 電話対応を乗り切るための5つの定型フレーズを紹介しました。最も重要なのは3つ目に紹介した Could you speak a little more slowly, please? / Could you repeat that, please? という聞き返しの表現です。これさえあれば、聞き取れなくても会話は止まりません。

まず最初にやるべきことは、たった一つ。この聞き返しフレーズを付箋に書いて、今すぐ電話のそばに貼ることです。次に電話が鳴ったとき、その付箋があなたを救ってくれます。完璧な発音も、流暢な会話も必要ありません。型を一つ持っているかどうか、それだけで英語 電話対応の景色は大きく変わりますよ。